האם הארגון שלכם זקוק לתוכנת No-Code לניהול תהליכים עסקיים?

הדיון סביב אוטומציה בארגונים מלווה בדעות מגוונות ולעיתים סותרות. יש הרואים בה מנוע צמיחה, אחרים רואים בה הכרח תפעולי, ויש הסבורים כי אינה רלוונטית עבורם. מטרת מאמר זה היא לבחון את הסוגיה מנקודת מבט מעשית.

ייתכן שאתם קוראים זאת משום שאתם שוקלים לבנות הצדקה עסקית לפלטפורמת אוטומציה. ייתכן שאתם תוהים מדוע אוטומציה רלוונטית עבורכם. ייתכן שאתם משתמשים בכלים נקודתיים עם יכולות אוטומטיות וחושבים שזה מספיק. ויש גם מי שחשים שהנושא אינו מהותי עבורם.

בפועל, כל אחת מהגישות הללו מוכרת לנו משיחות עם מנהלים ובעלי תפקידים בארגונים.

כאשר אוטומציה נתפסת כיתרון

בארגונים רבים, במיוחד במחלקות מכירות ושיווק, קיימות אוטומציות נקודתיות המייצרות ערך ברור. לדוגמה, כאשר ליד חדש פונה דרך אתר החברה, המערכת שולחת באופן אוטומטי הודעת אישור, מתאמת פגישה ומעדכנת את כלל הנתונים במערכת.

כאשר תהליך כזה מבוצע ידנית, הוא כולל השוואת נתונים, בדיקת כפילויות, שליחת הודעה, תיעוד הפעולה ותיאום ביומן. מדובר בצעדים חוזרים שצורכים זמן ומשאבים.

כאשר תהליך זה מנוהל על גבי פלטפורמה אחת, נחסכות עלויות תפעול, נמנעות טעויות והתגובה ללקוח מהירה יותר.

הערך של פלטפורמת אוטומציה רחבה מתגלה כאשר מזהים כי בארגון פועלים כלים שונים לניהול לידים, שליחת הודעות ותיאום פגישות. תחזוקה ידנית של מספר מערכות יוצרת עלויות נסתרות בזמן, בכוח אדם ובניהול נתונים.

כאשר אוטומציה הופכת לצורך

בארגונים רבים קיימים תהליכים חוזרים, מונוטוניים וגוזלי זמן. עובדים מבצעים פעולות כגון תיוק, שליחת תזכורות, הזנת נתונים כפולה, ריכוז מידע והשוואת גרסאות.

ארגונים המעוניינים לשמר עובדים איכותיים ולהגביר פרודוקטיביות, מזהים כי אוטומציה של פעולות חוזרות מאפשרת לאנשים להתמקד בעבודה בעלת ערך גבוה יותר.

על פי IBM Global AI Adoption Index 2021, שמונים אחוז מהחברות כבר משתמשות בכלי אוטומציה או מתכננות לאמץ אותם בטווח הקרוב. היתרונות המרכזיים שצוינו הם שיפור פרודוקטיביות וחוסן ארגוני.

ללא השקעה באוטומציה, קשה יותר להדביק את היעילות והיתרון התחרותי של ארגונים המאמצים תהליכים דיגיטליים מתקדמים.

כאשר הנהלות בוחנות לעומק את מבנה התהליכים, הטכנולוגיות והכפילויות בארגון, הן מזהות לעיתים הוצאות מיותרות על כוח אדם ומערכות כפולות. במקרים רבים, הצורך בשינוי הופך לדחוף.

החשש מפני אוטומציה

יש הרואים באוטומציה איום על משרות מסוימות. אין להתעלם מהשפעתה על תפקידים המבוססים על פעולות חוזרות ומנהליות.

עם זאת, השאלה המרכזית עבור הנהלה היא עד כמה הארגון יכול לשאת בעלויות של תהליכים ידניים כפולים כאשר הוא מבקש לצמוח או לעמוד ביעדים אסטרטגיים.

אחד מלקוחותינו, הפועל מול מערכת בריאות ממשלתית, נדרש לעבד אלפי רשומות מדי יום, לשייך אותן למאות מוקדים רפואיים ולעדכן אותן מול גורמים מקצועיים. לאחר חישוב עלויות עבודה ידניות, התברר כי אוטומציה ברמת פלטפורמה תחסוך למערכת מעל שמונים משרות בשנה, עוד לפני התחשבות בצמיחה עתידית.

ההחלטה במקרה זה לא נבעה משיקול טכנולוגי בלבד, אלא מהבנה אסטרטגית של יעילות מערכתית.

כאשר נדמה שאוטומציה אינה רלוונטית

לעיתים מנהלים וצוותים אינם חשים כי אוטומציה משפיעה עליהם. הסיבה השכיחה היא שפערי היעילות מפוזרים בין עובדים שונים ואינם נמדדים באופן מרוכז.

כאשר תהליך כולל הזנת נתונים חוזרת, בדיקות כפולות, מעקבים ידניים או “כך תמיד עשינו”, העלויות מתחלקות בין חברי צוות ואינן נבחנות כמכלול.

מנהלים ברמת COO, CIO או CEO בוחנים תהליכים רוחביים ומזהים כפילויות מערכתיות בין צוותים שונים. ללא מבט ארגוני רחב, קשה לכמת את עלויות חוסר היעילות.

היכן משתלבת פלטפורמת אוטומציה

פלטפורמת אוטומציה אינה רק כלי טכנולוגי. היא תשתית תפעולית המאפשרת לארגון:

לזהות כפילויות בין צוותים
לאחד נתונים למקור אחד
לנהל תהליכים רוחביים מקצה לקצה
לכמת עלויות ישירות ועקיפות של חוסר יעילות
לתמוך בצמיחה ובסקיילינג

פלטפורמת הענן הגמישה של Origami מאפשרת לארגונים ליישם אוטומציה רוחבית ללא צורך בפיתוח קוד, ולבנות תהליכים מותאמים לצרכים העסקיים המשתנים.

סיכום

אוטומציה אינה מטרה בפני עצמה. היא כלי ניהולי המאפשר לארגון לצמוח, להתייעל ולשפר חוויית לקוח ועובד.

לעולם לא מוקדם או מאוחר לבחון את התהליכים הקיימים בארגון, לכמת את השפעתם ולבדוק כיצד ניתן לייעל אותם באמצעות פלטפורמת אוטומציה מתקדמת.

ב־Origami אנו מלווים ארגונים בתהליך זה ומסייעים להם לזהות הזדמנויות לשיפור שאינן תמיד גלויות במבט ראשון.

ניתן ליצור קשר כדי לבחון כיצד ניתן להתאים פלטפורמת אוטומציה לארגון שלכם ולאפשר את שלב הצמיחה הבא.