מדריך למשתמש תבנית CRM

  1. מבוא

מערכת ה CRM-מבוססת Origami מיועדת לניהול לידים, לקוחות, עסקאות, משימות ופרויקטים, ומאפשרת אוטומציה של תהליכים עסקיים, מעקב אחרי תקשורת עם לקוחות ושיפור חוויית הלקוח.

2. קטגוריות מרכזיות במערכת

המערכת מחולקת לארבע קטגוריות עיקריות :ראשי, CRM, קטלוג וניהול פרויקטים.

  1. קטגוריית “ראשי”
  2. “דשבורד”:
    • מציג מדדים באמצעות וידג’טים כגון סטטוס לידים, מקורות הגעה ומשימות.
  • ישות “משימות”:
    • מרכזת משימות מלידים ולקוחות.
    • מאפשרת מעקב זמנים למשימה, לוג התקדמות, סטטוסים ותיעדוף:

כוללת תצוגת קנבן וטבלה:

2. קטגוריית “CRM”
ישות “לידים”:

  • כוללת מידע על ליד, מקור הגעה, ניהול סטטוסים, פתיחת משימות, קביעת פגישות מעקב תקשורת עם הליד ועוד.
    • אוטומציות מובנות:
      • התראת תזכורת לנציג 15 דקות לפני מועד התקשורת הבא הנדרש.
      • הפקת דוח יומי (Excel) עם רשימת כל הפניות הדורשות מענה היום.
    • דרך כרטיס הליד ניתן להרכיב הצעת מחיר ולאחר חתימה – הליד יומר ללקוח בישות הלקוחות.

    2.ישות “לקוחות”:

    מכילה פרטי לקוח, עסקאות, פגישות, משימות, תקשורות/פניות קודמות ואנשי קשר רלוונטיים אם מדובר בחברה או עסק.

    3.ישות “עסקאות”:

    ריכוז כלל העסקות שבוצעו במערכת עסקאות עם פירוט מוצרים, מחיר, ומקור הגעה. עסקאות מגיעות לכאן דרך הצעת מחיר במעמד הליד או ביצירה מהכרטיס לקוח.

    4.ישות “יומן פגישות”:

    תצוגת טבלה ותצוגת לוח שנה לקביעת פגישות וניהול לו”ז בצורה גרפית.

    הישות מרכזת גם פגישות שנקבעו מכרטיס הליד או הלקוח.


    5.ישות “תקשורות”:

    מרכזת את כלל התקשורות של לידים ולקוחות.


    3.קטגוריית “קטלוג”:

    1. ישות “מוצרים” :
      • ניהול פריטים ושירותים, כולל מחיר, סטטוס ייצור ופרטי ספק.


    4.קטגוריית “ניהול פרויקטים”

    ישות ניהול פרויקטים:

    ניהול פרויקטים הכוללים משימות, לוחות זמנים, וסטטוסים ויצירת משימות.

    ישות משימות פרויקטים:

    ניהול משימות פרויקטים, כולל סטטוס ודירוג עדיפות.

    תהליך עבודה במערכת

    1. פניות חדשות:
      • כל פנייה מערוצי המקורות (דפי נחיתה/אתרים/פרסומות) נרשמת כליד, ללא קשר אם מדובר בלקוח קיים או חדש.
        • אם מדובר בלקוח קיים: ליד יכלול אינדיקציה שהוא לקוח קיים.
        • אם מדובר בלקוח חדש: המערכת תמיר את הליד ללקוח ותיצור רשומת עסקה בעת חתימת עסקה.
        • אם מדובר בלקוח קיים: חתימת העסקה תיצור רשומת עסקה בלבד, מבלי להמיר את הליד מחדש ללקוח.
        • שימו לב – כדי לקבל לידים ממקורות חיצוניים או כניסה והוצאה אוטומטית של הודעות מפלטפורמות שונות, יש לבצע חיבורים דרך “Make”.
    2. תהליך טיפול בליד:
      • ליד חדש מקבל סטטוס “חדש” אוטומטית עם כניסתו למערכת.
      • הנציג בוחר ליד ומתחיל טיפול:
        • יצירת משימות או פגישות.
        • הוספת הערות ותקשורות.
        • הרכבת הצעת מחיר.
      • חתימת העסקה תעדכן את הסטטוס ל”סגור” ותבצע:
        • ליד חדש: המרה ללקוח חדש ורישום עסקה.
        • לקוח קיים: רישום העסקה בכרטיס הלקוח הקיים.
    3. ניהול לקוחות:
      • כל פנייה עתידית מלקוח קיים נרשמת כליד חדש, עם אינדיקציה מתאימה.
      • כרטיס הלקוח נשאר מעודכן עם כל העסקאות והפגישות החדשות.